Technische Systemdokumentation
Ihre IT-Systeme auf dem Prüfstand
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Was sollte eine technische Systemdokumentation enthalten?
Die technische Systemdokumentation ist neben der Anwenderdokumentation, IKS und Betriebsdokumentation ein Teil der Verfahrensdokumentation nach GoBD. Der Fokus liegt dabei auf der Beschreibung und Nachvollziehbarkeit der Abläufe im Netzwerk sowie der Datenintegrität. Sie enthält Informationen darüber, wie die Netzwerkstruktur Ihres Unternehmens aufgebaut ist und welche Prozesse bei der Belegablage verwendet werden. Zusätzlich sollten Sie in der Darstellung das firmeninterne Sicherheits- und Kontrollsystem nachprüfbar für einen fachkundigen Dritten darlegen.
Für die Erstellung einer ordnungsgemäßen technischen Dokumentation nach GoBD müssen Sie alle Punkte der IT-Struktur des Unternehmens darstellen. Diese Aufzeichnungen müssen nachprüfbar und verständlich sein, um in der steuerlichen Betriebsprüfung genutzt werden zu können. Grundsätzlich muss die Dokumentation folgende Punkte umfassen:
- Aufstellung der verwendeten Hardware: Dazu zählen alle Geräte, die im Warenwirtschaftssystem vernetzt sind.
- Erklärung der Speicherroutine: Dokumentieren Sie die Sicherung und Archivierung der Belegablage. Zusätzlich muss die Frage beantwortet werden, wie das System vor Diebstahl, Verlust und unberechtigtem Zugriff geschützt ist.
- Erfassung der genutzten Software: Listen Sie alle Programme, die genutzt werden, auf. Zudem müssen Änderungen der Verfahren festgehalten werden.
- Beschreibung der Schnittstellen: Hierbei ist besonders wichtig, nachvollziehbar festzuhalten, wie der Datenzugriff stattfindet und welche Kontrollen dabei verwendet werden.
Mit der ausführlichen und ordnungsmäßigen Aufführung aller Aspekte im technischen System Ihres Betriebs, erfüllen Sie die Anforderung der GoBD und können diese Verfahrensdokumentation für eine steuerlichen Prüfung dem Finanzamt vorlegen.
Technische Systemdokumentation erstellen
Auch, wenn eine ausführliche Verfahrensdokumentation sehr viel Zeit braucht und einen großen Arbeitsaufwand bedeutet, darf sie nicht lediglich versioniert werden. Sie benötigen jedes Jahr eine neu erstellte Dokumentation, bei der Sie den aktuellen und historischen Stand aufführen und Änderungen nachvollziehbar festhalten. Sollten Sie beispielsweise im Laufe des Jahres ein neues Programm für die Buchführung eingeführt haben, muss nachprüfbar vermerkt werden, ab wann dieses genutzt wird.
Grundsätzlich ist das Ziel dieser Aufstellung möglichst genau zu dokumentieren, wie die IT-Systeme aufgebaut sind und welche Schnittstellen verwendet werden. Es müssen dabei sämtliche Geschäftsvorfälle festgehalten werden. Wichtig ist dabei, dass die Prüfbarkeit für einen Externen gegeben ist.
Verfahrensdokumentation nach GoBD erstellen lassen
Wenn Sie den Arbeitsaufwand einer Systemdokumentation nicht stemmen können oder wollen, sind wir der passende Ansprechpartner für Sie. Wir bei ProDoCon übernehmen alle Teile Ihrer Verfahrensdokumentation nach GoBD:
- Anwenderdokumentation,
- Betriebsdokumentation und
- Dokumentation über das Interne Kontrollsystem (IKS).
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