Ersetzendes Scannen – Schluss mit überquellenden Archiven
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Für die Mehrzahl aller Belege gilt eine verpflichtende Verwahrzeit von 6 oder sogar 10 Jahren. Schnell häuft sich die Menge an Unterlagen: Rechnungen, gedruckte E-Mails oder steuerrechtliche Dokumente wandern vom Schreibtisch in Aktenordner und anschließend ins Archiv. Das Ablegen, Verwalten und vor allem Aufbewahren einer Vielzahl an Dokumenten ist mühselig und auf Dauer besonders kostenintensiv. Das Digitalisieren der vielen Unterlagen rentiert sich eindeutig. Sollten Sie also schlicht alle relevanten Dokumente einscannen und die Originale vernichten? Grundsätzlich ist dies sehr empfehlenswert. Damit die Echtheit und Vollständigkeit der digitalen Unterlagen sichergestellt werden kann, schreibt der Gesetzgeber hierbei einen dezidierten Prozess vor, den wir Ihnen näherbringen möchten.
Eine weitestgehende Digitalisierung Ihrer Unternehmensdokumente lohnt sich in vielerlei Hinsicht:
Ganz ohne Dokumente im Original können Sie Ihren Betrieb leider nicht führen. Einige Unterlagen sollten Sie zwingend in Originalform aufbewahren, darunter:
Die genauen Papierdokumente, die in Originalform aufbewahrt werden können, entnehmen Sie bitte den sogenannten „GoBT“ Richtlinien (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
Die Verfahrensdokumentation nach GoBD umfasst neben der Anwenderdokumentation auch noch:
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Der abschließende Schritt beim Digitalisieren Ihrer Dokumente ist zentral: die Verfahrensdokumentation nach GoBD. Hiermit dokumentieren Sie, dass die zuvor erwähnten Schritte fachgerecht durchgeführt wurden und gestalten den Dokumentationsprozess transparent. Die Verfahrensdokumentation wird meist im folgenden Vierschritt vollzogen:
Wie Sie sehen, umfasst ersetzendes Scannen deutlich mehr als nur das Einscannen und Schreddern von Dokumenten. Dieser Prozess ist gesetzlich vorgeschrieben und beinhaltet vielschichtige Anforderungen. Bei groben Abweichungen drohen Bußgelder durch das zuständige Finanzamt. ProDoCon entlastet Sie und Ihre Kollegen, indem wir Ihre Verfahrensdokumentation übernehmen. Dank unserer Beratung müssen Sie sich keine Sorgen um die komplexen gesetzlichen Auflagen machen.
Unser Service geht über Compliance hinaus: Wir unterstützen Sie dabei, Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten und zeigen Ihnen nach ausführlicher Analyse Stärken und Schwächen Ihres Unternehmens auf. Insbesondere als zuverlässiger Partner von Steuerberaterkanzleien kümmern wir uns professionell um die Verfahrensdokumentation Ihrer Mandanten, sodass Sie erfolgreich Ihr Serviceangebot erweitern können. Lassen Sie sich gerne hierzu von uns beraten!
Wenden Sie sich gern an uns und wir vereinbaren ein unverbindliches erstes Beratungsgespräch.
Dennis Schmitz
Kundenberater & Experte für Verfahrensdokumentation
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