Ersetzendes Scannen – Schluss mit überquellenden Archiven
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Für die Mehrzahl aller Belege gilt eine verpflichtende Verwahrzeit von 6 oder sogar 10 Jahren. Schnell häuft sich die Menge an Unterlagen: Rechnungen, gedruckte E-Mails oder steuerrechtliche Dokumente wandern vom Schreibtisch in Aktenordner und anschließend ins Archiv. Das Ablegen, Verwalten und vor allem Aufbewahren einer Vielzahl an Dokumenten ist mühselig und auf Dauer besonders kostenintensiv. Das Digitalisieren der vielen Unterlagen rentiert sich eindeutig. Sollten Sie also schlicht alle relevanten Dokumente einscannen und die Originale vernichten? Grundsätzlich ist dies sehr empfehlenswert. Damit die Echtheit und Vollständigkeit der digitalen Unterlagen sichergestellt werden kann, schreibt der Gesetzgeber hierbei einen dezidierten Prozess vor, den wir Ihnen näherbringen möchten.
Digital und flexibel – Ihre Vorteile durch ersetzendes Scannen
Eine weitestgehende Digitalisierung Ihrer Unternehmensdokumente lohnt sich in vielerlei Hinsicht:
- weniger teurer Lagerraum für Dokumente nötig,
- ein geringerer Arbeitsaufwand,
- bequemer und schneller Zugriff auf gewünschte Dokumente,
- schnelles Versenden von Dokumenten und bessere externe Zusammenarbeit sowie
- das Vermeiden von Papier und dadurch Kostenersparnis und gleichzeitig ein Beitrag zur Nachhaltigkeit.
Ganz ohne Dokumente im Original können Sie Ihren Betrieb leider nicht führen. Einige Unterlagen sollten Sie zwingend in Originalform aufbewahren, darunter:
- Urkunden,
- Dokumente mit Wasserzeichen,
- notariell bekundete Verträge oder
- Jahresabschlüsse.
Die genauen Papierdokumente, die in Originalform aufbewahrt werden können, entnehmen Sie bitte den sogenannten „GoBT“ Richtlinien (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
Die Verfahrensdokumentation nach GoBD umfasst neben der Anwenderdokumentation auch noch:
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Schritt-für-Schritt Anleitung zum ersetzenden Scannen
Wie läuft der Scanprozess gesetzesgetreu nach GoBT im Detail ab, welche Voraussetzungen gibt es? Grob kann der Prozess in sechs Schritte aufgeteilt werden:- Dokumentenauswahl: Sortieren Sie Ihre Dokumente je nachdem ob diese vernichtet werden dürfen oder nicht.
- Digitalisierzeitpunkt auswählen: Wir empfehlen eine besonders zeitnahe Digitalisierung nach Empfangnahme, um den Verlust zu verhindern.
- Dokument Digitalisieren: Achten Sie darauf, dass die Scans vollständig und gut lesbar sind. Notieren Sie das Scannermodell, die beim Scannen zum Einsatz kommende Software sowie den zuständigen Mitarbeiter.
- Archivierung: Hier gilt es, die Unveränderbarkeit des Dokuments mittels entsprechendem Programm sicherzustellen. Zusätzlich sollte ein Dokument so abgelegt werden, dass eine Löschung eindeutig nachverfolgbar ist.
- Verarbeitung: Die Verbuchung des Dokuments muss nachvollzogen werden können.
- Vernichtung: Nach einer stichprobenartigen finalen Kontrolle des eingescannten Dokuments durch eine dritte Person können die Papierbelege vernichtet werden. Dies am besten jedoch erst einen Monat nach Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung.
Ersetzendes Scannen korrekt dokumentieren – die Verfahrensdokumentation
Der abschließende Schritt beim Digitalisieren Ihrer Dokumente ist zentral: die Verfahrensdokumentation nach GoBD. Hiermit dokumentieren Sie, dass die zuvor erwähnten Schritte fachgerecht durchgeführt wurden und gestalten den Dokumentationsprozess transparent. Die Verfahrensdokumentation wird meist im folgenden Vierschritt vollzogen:
- Anwenderdokumentation: Hierbei dokumentieren Sie das genaue Verfahren, wie Ihre Dokumente digitalisiert wurden.
- Betriebsdokumentation: Dokumentieren Sie genau, welche technischen Prozesse und Abläufe beim Digitalisieren zum Einsatz kommen.
- Systemdokumentation: Die Systemdokumentation überschneidet sich mit der Betriebsdokumentation, da hier ebenfalls die technischen Prozesse im Vordergrund stehen. Der Fokus ist hier jedoch breiter und umfasst das gesamt Kontroll- und Sicherheitssystem Ihres Unternehmens in nachvollziehbarer und verständlicher Art und Weise.
- Dokumentation des internen Kontrollsystems: Bei dem finalen Punkt der Verfahrensdokumentation halten Sie fest, welche internen Vorschriften und Prozesse in Ihrem Unternehmen für rechtmäßige Betriebsabläufe sorgen.
Ersetzendes Scannen und Verfahrensdokumentation durch ProDoCon
Wie Sie sehen, umfasst ersetzendes Scannen deutlich mehr als nur das Einscannen und Schreddern von Dokumenten. Dieser Prozess ist gesetzlich vorgeschrieben und beinhaltet vielschichtige Anforderungen. Bei groben Abweichungen drohen Bußgelder durch das zuständige Finanzamt. ProDoCon entlastet Sie und Ihre Kollegen, indem wir Ihre Verfahrensdokumentation übernehmen. Dank unserer Beratung müssen Sie sich keine Sorgen um die komplexen gesetzlichen Auflagen machen.
Unser Service geht über Compliance hinaus: Wir unterstützen Sie dabei, Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten und zeigen Ihnen nach ausführlicher Analyse Stärken und Schwächen Ihres Unternehmens auf. Insbesondere als zuverlässiger Partner von Steuerberaterkanzleien kümmern wir uns professionell um die Verfahrensdokumentation Ihrer Mandanten, sodass Sie erfolgreich Ihr Serviceangebot erweitern können. Lassen Sie sich gerne hierzu von uns beraten!
