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GoBD: Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation nach GoBD soll alle für die Besteuerung erforderlichen Prozesse, Zuständigkeiten und die eingesetzten Datenverarbeitungssysteme dokumentieren. Um Hinzuschätzungen bei der nächsten Betriebsprüfung zu vermeiden, ist daher unbedingt auf eine vollständige Verfahrensdokumentation zu achten. Doch wie sieht eine Verfahrensdokumentation aus? Aus welchen Bestandteilen setzt sie sich zusammen? Mit langjähriger Erfahrung aus weit über 100 Verfahrensdokumentationen ist die ProDoCon GmbH Ihr zuverlässiger Ansprechpartner. Wir klären alle Fragen und stehen Ihnen bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation zuverlässig zur Seite.
Wie sieht eine Verfahrensdokumentation aus?
Nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz GoBD) ist bereits seit 2015 grundsätzlich jedes Unternehmen zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation verpflichtet.
Noch immer gibt es jedoch keine Musterformulare oder Rechtsprechung, die klar macht, wie eine Verfahrensdokumentation genau auszusehen hat. Grundsätzlich sollte das Dokument jedoch Auskunft über folgende Fragen geben:
- Wie werden die eingehenden Dokumente und Belege erfasst/verarbeitet?
- Wie sind entsprechende Zuständigkeiten verteilt?
- Wie bewahren Sie die Belege auf?
- Wie sind die digitalen Belege organisiert? Welche Software wird verwendet?
- Wie ist der Ablageort abgesichert, z.B. vor unbefugtem Zugriff oder Verlust?
- Wie wird eine ordnungsgemäße Buchführung intern kontrolliert?
All diese Informationen werden in einer Art Handbuch für das betriebliche Rechnungswesen gesammelt, das alle steuerlich relevanten Informationen für die Betriebsprüfung durch das Finanzamt bereithält. Wichtig dabei ist, dass die Bestandsaufnahme ständig aktualisiert wird. Das heißt, sollten sich Zuständigkeiten oder Prozesse ändern, ist auch die Verfahrensdokumentation dahingehend zu ändern.
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Bestandteile einer Verfahrensdokumentation nach GoBD
Häufig überschneiden sich jedoch auch Komponenten der Verfahrensdokumentation, weshalb die Bestandteile keine starre Gliederung festschreiben. Vielmehr ist jede Verfahrensdokumentation individuell anhand der speziellen Gegebenheiten Ihres Unternehmens anzufertigen.
Geben Sie die Aufgabe daher in die Hände von Experten, die sich einer sorgfältigen Analyse widmen und eine maßgeschneiderte Lösung liefern. Jetzt auf individuelle Unterstützung setzen!
Die Verfahrensdokumentation besteht im Kern aus vier Teilen:
- Zuständigkeiten, Berechtigungen und deren Organisation: Anwenderdokumentation
- Arbeitsabläufe, Benutzerhandbücher und Kontenpläne: Betriebsdokumentation
- systembezogene Informationen über Hardware, Software, Netzwerk & Co: Systemdokumentation
- innerbetriebliche Aufsicht über Rechnungsangelegenheiten: Internes Kontrollsystem
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Eine Chance für Kanzleien und Unternehmen
Verfahrensdokumentation nach GoBD von Experten anfertigen lassen
Wir von ProDoCon haben bereits weit über 100 Verfahrensdokumentationen verfasst und sind daher der ideale Ansprechpartner, wenn es um eine zuverlässige Kooperation geht. Unser Full-Service-Angebot umfasst neben einer gründlichen Analyse, der übersichtlichen und digital verfügbaren Aufstellung aller Prozesse auch Optimierungsvorschläge hinsichtlich der Stärken und Schwächen von betrieblichen Abläufen, Zuständigkeiten und internen Kontrollsystemen.
Gerne kooperieren wir auch als professioneller Partner mit Ihrer Steuerberatungskanzlei, um Ihren Mandanten ein hochwertiges Beratungs- und Dienstleistungsangebot bieten zu können. Durch das intelligente Auslagern dieser Aufgabe auf einen Experten-Dienstleister sparen Sie personelle Ressourcen sowie jede Menge Zeit und erweitern Ihre Steuerkanzlei zu einem Full-Service-Anbieter. → Hier erfahren Sie mehr zu unserem Angebot für Steuerberater-Kanzleien.
Sehen Sie die Verfahrensdokumentation als eine Chance, mehr Transparenz, Digitalisierung und Übersicht über interne Abläufe zu erlangen und gehen Sie mit uns den nächsten Schritt. Wir stehen für Fortschritt, Effektivität und fachkompetente Expertise, auf die man sich verlassen kann. Setzen Sie auf die ProDoCon GmbH als Ihren zuverlässigen Partner.
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