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Betriebsdokumentation

Vertrauen Sie bei der Dokumentation der technischen Abläufe auf ProDoCon

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Erforderliche Angaben in der Betriebsdokumentation

In der Betriebsdokumentation nach GoBD werden alle technischen Prozesse und Abläufe im Betrieb selbst festgehalten. Dazu gehören grundsätzlich die Aufstellung der verwendeten Hard- und Software und die Einhaltung des Datenschutzes. Damit überschneidet sich die Betriebsdokumentation inhaltlich mit der technischen Systemdokumentation und der Anwenderdokumentation. Der Fokus hier liegt aber auf der Implementierung und Anwendung der Systeme in Ihrem eigenen Betrieb.

Bei diesem Teil der Verfahrensdokumentation steht die Anwendung der Prozesse in Ihrem Betrieb im Vordergrund. Geben Sie dafür eine vollständige IT-Prozessdokumentation ab und führen Sie den Umgang mit den eingesetzten Programmen nachvollziehbar und ausführlich aus. Grundsätzlich ist dabei die Beschreibung der tatsächlich im Alltag genutzten Lösungen sowie der Berechtigungen für die einzelnen Mitarbeiter wichtig. Um den gesamten Anwendungsprozess abzubilden, dokumentieren Sie folgende Aspekte:

  • eingesetzte Software und Hardware-Komponenten
  • Ablauf des Einkaufs, der Kommissionierung und Lagerung
  • Darlegung der Inventur, inklusive Verantwortlichen und Art der Überprüfung
  • Erstellung von Rechnungen und Belegen in Kombination mit der Finanzbuchhaltung
  • Beschreibung der Kassenführung
  • Auflistung der Protokolle zur Datensicherheit und -sicherung Ihrer Dokumente
  • Zugriffe und Exporte von Daten (z.B. Kassenbücher) über Schnittstellen

Zusätzlich müssen die internen Kontrollmechanismen aufgeführt werden, die genutzt werden, um die ordnungsmäßige Sicherheit der Abläufe zu gewährleisten. Dabei geht es um die Grundsätze des Datenschutzes sowie um die Nachprüfbarkeit von beispielsweise der Inventur oder der Kassenführung. Stellen Sie dafür alle wichtigen Dokumente und Belege für die steuerliche Betriebsprüfung zusammen, um die Nachvollziehbarkeit Ihrer Verfahren zu gewährleisten.

Sicht von oben auf 2 Paar Männerhände und Tablet

Betriebsdokumentation erstellen und überarbeiten

Die Dokumentation muss bei eventuellen Änderungen angepasst und überarbeitet werden. Sobald Sie beispielsweise einen neuen Mitarbeiter einstellen, der Berechtigungen und einen Zugang zu den Aufzeichnungen Ihres Unternehmens erhält, muss eine neue Version der Betriebsdokumentation nach GoBD erstellt werden. Die vorherigen Versionen müssen Sie archivieren und weiterhin prüfbar halten. So können Sie sicherstellen, dass die gesamte Verfahrensdokumentation bei der Prüfung durch das Finanzamt angenommen wird und Hinzuschätzungen vermeiden.

Linke Hand hält ein Tablet, rechte Hand zeigt darauf

Gesamte Verfahrensdokumentation erstellen lassen

Um sicherzustellen, dass Sie alle wichtigen Anforderungen für eine steuerliche Kontrolle der Finanzverwaltung ordnungsmäßig gemacht haben, ist ProDoCon der richtige Partner für Sie. Wir nutzen unsere langjährige und vielfältige Expertise, um Ihnen die Verfahrensdokumentation nach GoBD abzunehmen und Sie bei reibungslosen Prozessen zu unterstützen. Profitieren Sie von unserer Erfahrung aus über 100 Verfahrensdokumentationen und lassen Sie alle Teile der Dokumentation von uns anfertigen: Damit entlasten wir Sie bei der zeitaufwändigen Erstellung und Wartung der Dokumentation. Setzen Sie sich mit uns in Verbindung und lassen Sie sich von uns beraten. Wir analysieren Ihr Unternehmen und Ihre Unterlagen und erstellen eine ausführliche Verfahrensdokumentation, die den gesetzlichen Richtlinien entspricht und die Sie dem Betriebsprüfer vorlegen können. Gehen Sie den Schritt in Richtung einer digitalisierten Finanzverwaltung und steigern Sie die Effizienz Ihrer Prozesse!

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Geschäftsführer Prodocon Dennis Schmitz

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Dennis Schmitz

Kundenberater & Experte für Verfahrensdokumentation

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