Betriebsdokumentation

In der Betriebsdokumentation nach GoBD werden alle technischen Prozesse und Abläufe im Betrieb selbst festgehalten. Dazu gehören grundsätzlich die Aufstellung der verwendeten Hard- und Software und die Einhaltung des Datenschutzes. Damit überschneidet sich die Betriebsdokumentation inhaltlich mit der technischen Systemdokumentation und der Anwenderdokumentation. Der Fokus hier liegt aber auf der Implementierung und Anwendung der Systeme in Ihrem eigenen Betrieb.

Bei diesem Teil der Verfahrensdokumentation steht die Anwendung der Prozesse in Ihrem Betrieb im Vordergrund. Geben Sie dafür eine vollständige IT-Prozessdokumentation ab und führen Sie den Umgang mit den eingesetzten Programmen nachvollziehbar und ausführlich aus. Grundsätzlich ist dabei die Beschreibung der tatsächlich im Alltag genutzten Lösungen sowie der Berechtigungen für die einzelnen Mitarbeiter wichtig. Um den gesamten Anwendungsprozess abzubilden, dokumentieren Sie folgende Aspekte:

• eingesetzte Software und Hardware-Komponenten
• Ablauf des Einkaufs, der Kommissionierung und Lagerung
• Darlegung der Inventur, inklusive Verantwortlichen und Art der Überprüfung
• Erstellung von Rechnungen und Belegen in Kombination mit der Finanzbuchhaltung
• Beschreibung der Kassenführung
• Auflistung der Protokolle zur Datensicherheit und -sicherung Ihrer Dokumente
• Zugriffe und Exporte von Daten (z.B. Kassenbücher) über Schnittstellen

Zusätzlich müssen die internen Kontrollmechanismen aufgeführt werden, die genutzt werden, um die ordnungsmäßige Sicherheit der Abläufe zu gewährleisten. Dabei geht es um die Grundsätze des Datenschutzes sowie um die Nachprüfbarkeit von beispielsweise der Inventur oder der Kassenführung. Stellen Sie dafür alle wichtigen Dokumente und Belege für die steuerliche Betriebsprüfung zusammen, um die Nachvollziehbarkeit Ihrer Verfahren zu gewährleisten.