Ordnungsgemäße Kassenführung als Teil der Verfahrensdokumentation
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Die ordentliche Buchführung ist zentral für jedes Unternehmen. Dadurch behalten Sie stets den Überblick über Bilanzen und vermeiden langfristig unnötige Ausgaben. Auch für den Gesetzgeber spielt die Buchführung eine Rolle – ob elektronisch oder physisch, eine ordentliche Kassenführung ist fester Bestandteil der sogenannten Verfahrensdokumentation nach GoBD. Wie jedes deutschlandweite Unternehmen steht auch Ihr Betrieb in der Pflicht, jegliche betriebliche Abläufe sowie Kontrollsysteme und Aufzeichnungen korrekt und nachvollziehbar zu dokumentieren. In dieser Übersicht legen wir den Fokus auf das sensible Thema Kassenführung.
Ordnungsgemäße Kassenführung – Kassenbericht und Kassenbuch
Beim Führen eines jeden Kassensystems sollten Sie besonders auf die akribische Buchführung achten. Im Fall einer sogenannten „offenen Kasse“, bei der das Geld händisch gezählt wird und keine Belege erstellt werden, ist ein sauberer Kassenbericht essenziell. Hierbei sind die Bareinnahmen mit bis auf den letzten Cent Ausgaben und Entnahmen zu verrechnen. Zusätzlich sollten Sie hierbei darauf achten, dem Bericht sämtliche Belege für Einlagen oder Entnahmen beizufügen.
Ein gut geführter Kassenbericht bildet die Grundlage für ein Kassenbuch, bei Registrierkassen ist dieser sogar Pflicht. Inhaltlich gehören die folgenden Punkte zum festen Bestandteil eines Kassenbuches, das sämtliche Geschäftsvorfälle erfassen soll:
- Datum,
- Beleg,
- Belegnummer,
- Steuersatz,
- Einnahmen,
- Ausgaben,
- Umsatzsteuer sowie
- der aktuelle Kassenbestand.
Das zuständige Finanzamt geht bei Mängeln meist rigoros vor. Liegen wesentliche formelle oder sachliche Fehler in der Kassenführung vor, kann die Finanzaufsicht Ihre Kassenführung verwerfen und somit deren Anerkennung versagen. Die Behörde kann dann Bußgelder verhängen, Betriebsgewinne hinzu schätzen oder Zwangsmittel auferlegen.
Die Verfahrensdokumentation nach GoBD umfasst neben der Anwenderdokumentation auch noch:
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Ordnungsgemäße Dokumentation elektronischer Kassenführung
Bei der digitalen Kassenführung sind Sie des Weiteren zur technischen Systemdokumentation verpflichtet. Zentral sind hierbei Ihre internen Kontrollsysteme und Sicherheitseinrichtungen: Wer hat wann Zugang zu welchen Systemen und wie wird eine Verfälschung der Daten verhindert? Zusätzlich müssen Sie Angaben zur Soft- und Hardware machen, darunter:
- Detaillierte Beschreibung der zum Einsatz kommenden Aufzeichnungssysteme samt Benutzerhandbuch,
- den Versionen der Systeme sowie
- eine Beschreibung der Systemschnittstellen.
Wir empfehlen Ihnen, die Protokollierung der Systemdaten stets auf dem neuesten Stand zu halten sowie relevante Handbücher zu archivieren.
Betriebliche Chancen durch Optimierung ordnungsgemäßer Kassenführung
Die verpflichtende Verfahrensdokumentation nach GoBD bedeutet einen Mehraufwand für Sie als Unternehmer. Nichtsdestotrotz sollten Sie die gründliche Unternehmensevaluation auch als Chance für Ihren Betrieb betrachten. Als erfahrene Spezialisten für Verfahrensdokumentation nehmen wir Ihnen Arbeitslast ab und zeigen Ihnen nach sorgfältigen Analysen Stärken und Schwächen von internen Betriebsprozessen, Zuständigkeiten und Kontrollsystemen auf. Da der Gesetzgeber kein eindeutiges Muster für die Dokumentation vorschreibt, können wir Ihr Unternehmen völlig individuell beleuchten und Ihnen Prozessoptimierungen vorlegen. Verbessern Sie Ihre interne Planung, sparen Sie Zeit ein und fokussieren Sie sich auf Ihre wesentliche Tätigkeit, anstelle finanzrechtlicher Vorgaben.
Neben unserem Service für Unternehmen haben wir uns auf die Verfahrensdokumentation von Steuerberaterkanzleien fokussiert und bieten Ihrer Kanzlei ein maßgeschneidertes Optimierungsangebot. Durch unseren Consultingservice können Sie Ihr Leistungsportfolio erheblich ausbauen und Ihren gewerblichen Mandanten eine vollumfängliche Beratungsstrategie anbieten. Insbesondere bei Betrieben, die mit hohen Mengen an Bargeld in Berührung kommen, wie Hotel- oder Gastronomiebetriebe, stellt die lückenlose Kassenführung einen essenziellen Bestandteil der Verfahrensdokumentation dar. Heben Sie sich von Ihren Mitbewerbern ab, sichern Sie sich neue Mandanten und erhöhen Sie mit unserem Service Ihren Umsatz!
