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Verfahrensdokumentation erklärt

Erfahren Sie hier alles zum Wie, Wann und Warum

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Übersicht

Verfahrensdokumentation:

Pflicht für Unternehmen

Als Unternehmer werden Sie mit Sicherheit schon einmal von einer Verfahrensdokumentation gehört haben. Doch was sich genau dahinter verbirgt, ist meistens kaum bekannt. Weder gibt es Musterformulare noch aussagekräftige Rechtsprechung zu diesem Thema. Insbesondere stellen sich immer wieder die Fragen: Warum ist eine Verfahrensdokumentation überhaupt zu erstellen? Ist eine Verfahrensdokumentation verpflichtend? Und wenn ja, für wen?

GoBD Verfahrensdokumentation:

Pflicht oder freiwillig?

Bei der Verfahrensdokumentation geht es, grob gesagt, um eine Zusammenfassung dessen, wie die Buchführung im Betrieb organisiert ist. Sie gibt Auskunft über Kompetenzen, Kontenpläne, interne Kontrollsysteme und Software in Bezug auf das Rechnungswesen. Ziel ist es, Betriebsprüfern bei der Kassennachschau eine Übersicht über steuerlich relevante Informationen zu geben, um die Buchführung und Belegabgabe besser nachvollziehen zu können. 

Seit dem 01.01.2015 ist in den sogenannten „Grund­sät­zen zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff” – kurz GoBD – die Anfertigung einer solchen Verfahrensdokumentation zur Pflicht erklärt worden. So soll sichergestellt werden, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB) und der Abgabenordnung (AO) eingehalten werden.

Wabenstruktur-Gitter

Verfahrensdokumentation-Pflicht:

Für wen gilt sie?

Doch für wen gilt diese Pflicht nun? Grundsätzlich hat jedes Unternehmen eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Das gilt unabhängig von Größe, Rechtsform oder Branche des Unternehmens.

Ob Großkonzern oder Mittelständler, Einzelunternehmer oder Freiberufler ohne Mitarbeiter, ob Barkasse oder elektronische Belege – für alle Unternehmen gilt nach den GoBD:

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Verfahrensdokumentation-Pflicht-Verstoß:

Das sind die Folgen

Bis vor wenigen Jahren war ein Verstoß gegen die Pflicht zur Verfahrensdokumentation noch nicht mit allzu fatalen Folgen verbunden. Die beruhte jedoch darauf, dass das Finanzministerium für die Jahre 2015 und 2016 angeordnet hatte, bei der Kontrolle der neu eingeführten Pflicht mild vorzugehen und Gnade walten zu lassen. Den Unternehmen sollte genügend Zeit gelassen werden, die Neuerungen umzusetzen. Insbesondere Unternehmen mit Barkasse traf eine Reihe neuer Vorschriften, welche nicht von jetzt auf gleich erfüllt werden konnten.

Seit dem 01.01.2017 gilt diese Anordnung jedoch nicht mehr. Sollte bei der Betriebsprüfung keine Verfahrensdokumentation vorliegen, kommt der Finanzverwaltung wegen nicht ordnungsgemäßer Buchführung eine formelle Schätzungsbefugnis zu mit Hinzuschätzungen von bis zu 10 % auf die erklärten Umsätze. 

Wir von ProDoCon möchten Ihnen zu diesem Zweck unsere Dienste anbieten und die Aufgabe der Verfahrensdokumentation als professioneller Partner für Sie übernehmen. Profitieren Sie von unserer herausragenden Expertise aus über 100 verfassten Verfahrensdokumentationen!

Unser Service bei ProDoCon

Häufig gibt es auch Überschneidungen bei den Bestandteilen, das heißt es handelt sich nicht um fest vorgeschriebene Gliederungen der Verfahrensdokumentation. Vielmehr variieren die Anforderungen an Art und Umfang von Unternehmen zu Unternehmen, weshalb es stets einer individuellen Anfertigung bedarf. 

Wir von ProDoCon widmen uns bei der Aufgabe der Verfahrensdokumentation einer gründlichen Analyse, bei der wir die exakten Spezifikationen des jeweiligen Unternehmens herausarbeiten, um die optimale Lösung zu finden. Jetzt auf individuelle Unterstützung setzen!

Mann sitzt vor 3 Bildschirmen mit Code

Verfahrensdokumentation von Experten anfertigen lassen

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Geschäftsführer Prodocon Dennis Schmitz

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Dennis Schmitz

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