Verfahrensdokumentation
für Unternehmen

Kompetenten Komplettservice entdecken! Erfahrung aus 100+ Projekten.

Spezialdienstleister für Ihr Unternehmen

Die ProDoCon GmbH ist der Spezialdienstleister für Ihr Unternehmen für die Erstellung der Verfahrensdokumentation gemäß GoBD. Als Profis mit der Erfahrung aus 100+ Verfahrensdokumentationen unterstützen wir Sie fachlich kompetent und effizient. Bis zu 50% der Kosten gibt es über eine BAFA-Förderung zurück.

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Betriebsprüfungs Sicherheit

Betriebsprüfungs-Sicherheit

Bei einer Betriebsprüfung werden sehr viele Fragen gestellt: Wie sind Zuständigkeiten verteilt? Mit welchen Prozessen wird sichergestellt, dass Umsätze sauber verbucht werden?

Wie wird archiviert? Wenn diese Informationen erst eilig bei der Betriebsprüfung zusammengetragen werden, sind diese oft lückenhaft. Ungereimtheiten können zu Hinzuschätzungen führen.

Vor allem die unangekündigte „Kassennachschau“ kann unangenehm werden, wenn Mitarbeiter falsche Auskünfte geben. Eine Verfahrensdokumentation schützt, denn bei der Erstellung wurde die wichtige Arbeit bereits vor einer Prüfung gemacht.

Managementwerkzeug

Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation zeigt Stärken und Schwächen im Unternehmen auf. Sind die Prozesse klar geregelt? Wissen die Mitarbeiter, was diese beim Thema Geld dürfen?

Ist das interne Kontrollsystem gut genug? Eine Verfahrensdokumentation bietet einen kompakten Überblick. Dieser ist auch wertvoll, um neue Mitarbeiter zu unterweisen. Das ist natürlich auch dann elementar wichtig, wenn Mitarbeiter in Schlüsselpositionen das Unternehmen verlassen:

Dank Verfahrensdokumentation fließt das Know-how nicht ab, denn es ist dokumentiert. Im Unternehmer-Notfallkoffer ist eine Verfahrensdokumentation ebenfalls wertvoll.

Managementwerkzeug

Verfahrensdokumentation auf einen Blick

Inhalt

Eine Bedienungsanleitung für die steuerlich relevanten Prozesse in einem Unternehmen.

Anwenderdokumentation

Kontenpläne, Handbücher, Arbeitsanweisungen.

Systemdokumentation

Hardware, Software, Netzwerk, Anpassungen.

Betriebsdokumentation

Zuständigkeiten, Berechtigungen, Arbeitsabläufe, Datensicherung.

Betriebsprüfung

Erleichtert die Arbeit von Betriebsprüfern und erhöht die Chancen auf eine schnelle, faire Prüfung.

Management

Ist ein wertvolles Management-Werkzeug für Tagesgeschäft und Notfallkoffer.

Aufwand

Wird individuell für jedes Unternehmen erstellt.

Umfang

ca. 30-60 DIN-A4-Seiten (bei großen Unternehmen deutlich mehr).

Pflege

Muss laufend aktualisiert werden (z.B. bei Änderungen an der IT oder Verantwortlichkeiten).

Wir analysieren Ihr Unternehmen und dokumentieren die Prozesse

In Verfahrensdokumentationen müssen alle Systeme beschrieben werden:

  • Finanzbuchhaltung
  • Lohnbuchhaltung
  • Umgang mit Papierbelegen
  • Umgang mit Scans
  • Zeiterfassung
  • Kassensysteme
  • Warenwirtschaftssysteme
  • E-Mail-Programm
  • Archive & Backups
  • Schnittstellen zwischen den Systemen

Verfahrensdokumentation: Pflicht oder nicht?

Verfahrensdokumentationen sind freiwillig. Einerseits. Andererseits fragen Betriebsprüfer gezielt danach – es ist meist die erste Frage bei einer Steuerprüfung oder einer Kassennachschau: „Zeigen Sie mir bitte Ihre Verfahrensdokumentation.“ Die Grundzüge dessen, was Finanzämter von (digitaler) Buchführung erwarten, steht in einem Rundschreiben des Bundesfinanzministeriums von 2014 zum Thema „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie Datenzugriff (GoBD)“.

Zum Themenbereich gehört beispielsweise auch das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ von 2016, inklusive der neuen Regelungen zur Kassennachschau seit dem 1. Januar 2018.

Sie sehen: Das Rechtsgebiet ist umfassend, und es wird laufend geändert und erweitert. Wenn Sie sicher sein wollen, dass eine mögliche Betriebsprüfung so reibungslos wie möglich abläuft, sollten Sie in eine Verfahrensdokumentation investieren. Das ist gut angelegtes Geld.

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Darum ProDoCon GmbH

Wir sind ein neutraler Anbieter, der nicht steuerlich berät – Ihre Mandanten bleiben Ihre Mandanten. Wir haben das Know-how aus über 100 Verfahrensdokumentationen – und Background aus der steuerlichen Beratung

Wir bieten attraktive Preise und Modell, beispielsweise auch liquiditätsschonende Monatsbeträge.